Pada dasarnya pada diri setiap manusia memiliki sesuatu yang unik/khas yang hanya dimiliki oleh dirinya sendiri. Hal ini menimbulkan gagasan untuk menjadikan keunikan manusia itu sebagai identitas diri. Hal ini harus didukung oleh teknologi yang secara otomatis bisa mengidentifikasi/ pengenali seseorang dengan memanfaatkan teknologi semikonduktor yang semakin hari ukurannya bisa semakin kecil. Teknologi ini disebut sebagai biometrik. Biometrik adalah metode untuk mengindentifikasi atau mengenali seseorang berdasarkan karakteristik fisik atau perilakunya.
Bagian-bagian dari tubuh manusia yang bersifat unik/ spesifik dan juga akurat adalah :
o Sidik jari
o Struktur wajah
o Iris dan retina mata
Pada saat ini teknologi yang paling berkembang adalah pengenalan sidik jari. Dengan perkembangannya yang pesat dan jumlah pemakai yang terus meningkat, maka teknologi sidik jari bisa didapatkan dengan harga yang sangat bersaing dengan system sebelumnya ( mekanik/barcode/magnetic/proximity ).
Sidik Jari Manusia
Teknologi identifikasi sidik jari berdasarkan fakta bahwa setiap sidik jari adalah unik. Verifikasi system menggunakan kontur dan flat image dari jari dan membandingkannya.
Sidik jari manusia biasanya diklasifikasikan berdasarkan Henry System :
• Loop kiri
• Loop kanan
• Arch
• Tented arch
• Whorl
Biasanya 2/3 dari sidik jari berbentuk Loop, 1/3 berbentuk Whorl, dan 5-10% berbentuk Arches.
Perbandingan Dengan Sistem Konvensional
Sistem konvensional yang dimaksud adalah sistem mekanik dimana setiap karyawa n harus memasukkan sebuah kartu absensi ke dalam mesin absensi dan akan dicetak jam absensinya, dan juga sistem yang lebih canggih yaitu dengan menggunakan badge. Badge ada tiga jenis yaitu barcode, magnetik, dan proximity, biasanya cara memakainya dengan menggesek kartu itu ke alat absensi atau dengan cara mendekatkannya saja.
Pada sistem konvensional, karyawan bisa melakukan absensi tanpa dia harus hadir disitu, karena dia bisa menitipkannya kepada rekan kerja dia. Jadi data absensi karyawan bisa jadi diragukan kebenarannya karena sulit diketahui apakah karyawan benar-benar melakukan absen sendiri atau diabsenkan oleh temannya.
Sebagian besar masalah yang terjadi di perusahaan adalah kurangnya itikad baik dari karyawan untuk melakukan absensi sendiri, jadi perusahaan tentu akan diuntungkan yaitu karyawan menjadi lebih disiplin waktu, menekan biaya yang seharusnya tidak perlu untuk menggaji karyawan, dan meningkatkan
produktifitas karena karyawan akan benar-benar hadir pada jam kerja. Di sisi lain, karena data absensi otomatis masuk ke komputer tanpa memasukkan data absen secara manual, karyawan akan terhindar dari kesalahan penghitungan jam kerja dan gaji.
Absensi dengan sistem konvensional juga menimbulkan biaya tambahan yang rutin, yaitu untuk membeli kartu absen kosong tiap bulannya, atau untuk yang badge perlu biaya tambahan untuk membeli badge oleh karena rusak, hilang, adanya karyawan baru, mutasi, dsb.
Solusi : Sistem Absensi Sidik Jari
Berdasarkan hasil riset dari International Biometric Group, lebih dari 50% industri biometrik lebih suka menggunakan apli kasi sidik jari untuk produk mereka daripada menggunakan identifikasi biometrik lainnnya ( seperti Iris, Suara, Pengenalan Wajah, dsb ).
Ada berbagai alasan untuk menggunakan identifikasi sidik jari sebagai system absensi perusahaan :
a. Harga yang relatif lebih murah dibanding sistem biometrik lainnya.
b. Tidak memungkinkan penitipan absen.
c. Bisa menekan pengeluaran fiktif perusahaan, seperti uang lembur, uang hadir, catatan prestasi karyawan, dsb.
d. Meningkatkan produktifitas perusahaan, karena lebih memicu karyawan untuk hadir tepat waktu dan kehadirannya tidak fiktif.
e. Data langsung masuk ke komputer, bisa langsung diolah untuk pembuatan laporan.
Sensor yang digunakan untuk mendeteksi sidik jari menggunakan sistem optikal, dimana pendeteksian dilakukan dengan pembacaan kontur (tinggi rendahnya permukaan) sidik jari dan listrik statis tubuh. Hal ini menghasilkan tingkat keamanan yang tinggi karena tidak bisa dipalsukan dengan fotocopy sidik jari atau sidik jari tiruan.
PRODUK ALBox FP1500
Bagaimana jika ada perusahaan yang memiliki karyawan ratusan hingga ribuan orang? Ada produk- produk dari ALBox FP1500 yang mampu menampung 1.000 sidik jari per unit, dan 50.000 memory transaksi bisa disimpan, memory ini tidak akan hilang walaupun listrik mati. Untuk mengurangi jumlah dan waktu antrean, maka bisa menggunakan lebih dari satu unit alat ini, semua alat dihubungkan dengan sebuah jaringan ( Ethernet TCP/IP atau RS -485 ), dan cukup menggunakan sebuah komputer untuk pengelolaan data dan pembuatan laporan. Hal ini akan membantu untuk perusahaan yang memiliki beberapa pintu masuk atau beberapa gedung, karyawan bisa melakukan absensi di tempat yang paling dekat dengan tempat kerjanya. Untuk satu alat dianjurkan maksimum 300 orang antrean, agar waktu antrean bisa cepat, yaitu sekitar 15 menit, dihitung dari orang yang pertama sampai yang terakhir.
FITUR DETIL ALBox FP1500
o Memiliki memory registrasi 1000 template fingerprint, apabila setiap karyawan direkam masing- masing 1 sidik jarinya, maka alat ini bisa menampung 1000 karyawan per unit alat. Apabila masing-masing karyawan direkam 2 sidik jarinya ( misalnya telunjuk kanan dan telunjuk kiri ), maka alat ini menampung 500 karyawan per unit alat. Data tidak akan hilang apabila didownload ataupun saat listrik mati.
o Memiliki memory transaksi 50.000 transaksi. Misalnya ada 500 karyawan dan dalam satu hari ada2 kali transaksi absensi ( datang & pulang ), berarti ada 1.000 transaksi per hari, maka memory akan penuh dalam 50 hari. Data transaksi absensi dianjurkan didownload ke komputer sebelum memory penuh, bisa setiap hari atau per minggu atau per bulan, sesuai kebutuhan. Data transaksi harus dihapus setelah didownload agar memory transaksi ini kembali kosong. Data tidak akan hilang apabila listrik mati.
o Bisa multi-terminal, yaitu dalam satu jaringan memungkinkan untuk dipasang hingga 250 unit alat ( dengan koneksi TCP/IP ) atau maksimum 32 unit alat ( dengan RS -485 ). Sesuai dengan banyaknya jumlah karyawan dan jumlah antrean yang bakal terjadi, maka disarankan agar setiap alat di-antre oleh 200 -300 karyawan saja. Perkiraan dengan 250 antrean, maka dalam 12 – 15 menit absensi akan selesai ( verifikasi alat hanya 1 detik, namun juga harus diperhitungkan waktu untuk ketik ID dan pergeseran antrean ). Jika jumlah antrean lebih dari 300 karyawan ( pada
‘peak hour’ ), maka disarankan untuk memasang lebih dari 1 unit alat. Walaupun memasang lebih dari 1 unit FP1500, cukup dibutuhkan 1 komputer saja untuk pengolahan data dan pembuatan laporan.
o Konektifitas melalui RS-232, RS-485, dan TCP/IP. Maksimum jumlah alat per komputer dan maksimum panjang kabelnya adalah : RS -232 ( 1 unit/PC, kabel max 20 m ); RS-485 ( 32 unit/PC, kabel max 1.200 m, diperlukan converter RS-232 to RS-485 ); TCP/IP ( 250 unit/PC, kabel max 100 m ke Switch/Hub yang terdekat menggunakan UTP CAT5E ).
o Cara absen ada 2 cara : Ketik ID ( nomor absensi, max 5 angka ) dilanjutkan scan jari, atau cara kedua yaitu tanpa ketik ID tapi langsung scan jari. Cara kedua ini disarankan hanya untuk perusahaan yang memiliki karyawan dibawah 100 orang. Untuk jumlah karyawan diatas 100 orang maka sebaiknya tekan nomor ID dahulu untuk mempercepat proses pencarian data di dalam alat.
o Bisa beroperasi secara stand-alone, komputer tidak perlu dinyalakan pada saat jam absensi
o Fasilitas ‘Sleep Mode & Idle Time’, yaitu fasilitas untuk memperpanjang usia alat absen dengan cara alat absen akan otomatis mati dalam waktu yang kita tentukan, yaitu apabila selama waktu tsb tidak terjadi transaksi. Alat bisa dihidupkan kembali dengan menekan tombol tertentu di alat tersebut.
o Ada 3 metode absensi : menggunakan fingerprint saja, menggunakan password/PIN, atau gabungan fingerprint dan password. Pada kondisi normal digunakan metode fingerprint saja ( Ketik ID + scan jari ), namun sebagian kecil karyawan ada yang memiliki kulit jari yang tidak memadai untuk dibaca oleh sensor ( aus, tipis, pecah-pecah, sering mengelupas ). Apabila sensor sudah tidak sanggup untuk mendeteksi keberadaan sidik jari karyawan tersebut, maka absensi bisa dilakukan dengan menggunakan password/PIN ( Cara absensinya : ketik ID + ketik PIN ). Namun untuk orang -orang ini perlu dilakukan pengawasan ekstra karena dengan menggunakan PIN maka masih bisa titip absen. Metode ketiga diperlukan untuk ‘double security’, yaitu apabila alat ini digunakan untuk akses kontrol ( membuka pintu dengan tambahan Electric Lock ), jadi untuk membuka sebuah pintu dilakukan dengan cara ketik ID + ketik PIN + scan jari.
o Variasi jam absen : 2 kali per hari(Datang – Pulang) atau 4 kali per hari (Datang – Istirahat - Selesai Istirahat - Pulang).
o Ada pembatasan jam absensi yang diijinkan, misalnya absensi pagi hanya diperbolehkan dari jam
06:00 hingga 09:00, diluar jam tersebut dianggap tidak masuk.
o Pola penjadualan flexible, bisa pola yang beraturan ataupun pola yang tidak beraturan. Cocok untuk perusahaan yang memiliki beberapa shift kerja, dan disertai rolling shift kerja. Juga memungkinkan untuk terjadinya pertukaran jam kerja antar karyawan.
o Fasilitas mencatat : sakit, ijin, dan cuti, serta koreksi transaksi absensi.
o Laporan absensi seperti : absen datang, absen pulang, jumlah keterlambatan, jumlah pulang cepat, jumlah jam lembur, jumlah jam kerja, efisiensi jam kerja, dan keterangan apabila tidak hadir.
o Jangka laporan bisa harian, bulanan, laporan bentuk terperinci, dan rekapituliasi.
VALIDASI ABSENSI
Ada beberapa indikator yang berfungsi untuk menunjukkan bahwa absensi telah berhasil dicatat pada memory alat. Untuk lebih mempermudah, maka ada beberapa indikator yang ditampilkan sekaligus, yaitu
• Tertampil nama dan nomor ID pada layar LCD.
• Terdengar suara ‘Thank you’.
• Terdengar suara ‘Beep’ pendek.
• Lampu LED hijau menyala.
